Аренда лофта для мероприятия — пожалуй, самый правильный выбор, для того, чтобы отметить ваш праздник в кругу друзей и близких. Вы выбрали несколько наиболее подходящих вариантов площадок, но не можете сделать окончательный выбор? Вот несколько важных моментов, которые обязательно стоит выяснить, чтобы ничто не стало для вас неожиданностью и не смогло омрачить ваш праздник.

1. Ограничения на площадке

Ограничения есть почти у каждой площадки для мероприятий. Основные, о которых вам стоит узнать:

Запрет на употребление алкоголя

В основном такой запрет устанавливается в студиях и арт-пространствах, которые не рассчитаны на большие и шумные компании. Даже если алкоголь не запрещен, вам все равно стоит обсудить этот вопрос с владельцем площадки, чтобы после мероприятия не всплыло каких-то неприятных неожиданностей.

Наличие «пробкового сбора»

Многие заведения разрешают приносить свой алкоголь без ограничений, но берут некоторую сумму «компенсации» за каждую бутылку. В Москве и Санкт-Петербурге пробковый сбор в среднем составляет от 100 до 500 рублей за единицу алкоголя, но в некоторых заведениях может доходить и до 1000 рублей, потому уточняйте заранее.

Ограничение по шуму до 23:00

На площадках, расположенных близко к жилым зонам или прямо в жилых домах, обычно требуется соблюдать ограничения, введенные законом № 52-ФЗ от 30.03.1999 (в простонародье — закон о тишине). Если вести себя вежливо, соседи скорее всего отнесутся к вам с пониманием, но не следует забывать, что ограничения носят официальный статус: нарушение закона может грозить вызовом полиции и наложением штрафа.

Пропускной режим

Если площадка расположена в помещении действующего завода, бизнес-центра типа «Москва-сити» или какого-либо режимного объекта — для прохода на территорию может потребоваться паспорт или пропуск. Уточните этот вопрос и оформите заявки на пропуск заранее, иначе вам придется обзванивать гостей и предупреждать, чтобы брали с собой документы.

Пачкающие материалы

Обязательно предупредите менеджера, если планируете использовать краски, жидкости, парафиновые свечи, бенгальские огни и иные материалы, которые способны повредить мебель, интерьер, оборудование, стены или пол помещения. На некоторых площадках даже конфетти с хлопушками могут причинить гостям дискомфорт. Да, возможно, менеджер возьмет с вас дополнительный сбор, но лучше согласовать вопрос заранее, чем потом судиться за порчу имущества.

2. Наличие посторонних

Если вы не хотели бы видеть на своём празднике нежеланных гостей, уточните у менеджера лофта еще несколько моментов:

Аренда площадки под закрытие

Как правило, при аренде лофта или банкетной площадки предполагается, что на мероприятии будут только друзья и приглашенные гости. Но бывают случаи, когда по соседству проводится другое мероприятие и кто-то может перепутать дверь или даже зайти с целью "познакомиться". Если это вас не устраивает, уточните распорядок площадки у менеджера и не забудьте про общие зоны пользования: туалеты, входные группы и коридоры.

Администраторы и ассистенты

Управление светом, звуком и другим важным оборудованием лучше доверить персоналу площадки, чтобы вы смогли сосредоточиться на праздновании и общении с друзьями. Заранее выясните, сколько ожидать присутствующего персонала и что будет входить в их обязанности, чтобы это не стало для вас неожиданностью.

Приглашенный персонал

Обязательно обговорите с представителем площадки возможность присутствия третьей стороны: ведущего, звукорежиссера, кейтеринг, бармена, официанта, каких-либо шоу-программ. Довольно часто менеджеры заведений предлалают свою организацию мероприятий «под ключ» и устанавливают на площадке запреты на привлечение сторонних кейтерингов или барменов.

3. Скрытые платежи и порча имущества

Одни площадки сразу включают обязательные платежи в итоговую стоимость, другие предпочитают брать дополнительные деньги в конце. Обговорите "обязательные" услуги (такие как уборка помещения, охрана, гардероб и т.п.) и скрытые платежи заранее.

Стоимость продления

Как правило, менеджер будет рад такому продолжению, но есть вероятность, что продление заранее забронированного времени может помешать другим гостям и поэтому обойдется дороже, чем обычная стоимость аренды. Будьте внимательны и согласуйте стоимость продления заранее.

Страховой депозит

Некоторые площадки требуют дополнительный страховой взнос, который возвращается после мероприятия в полном объеме, если не произошло никаких происшествий. Но редко кто интересуется заранее, какие конкретно происшествия покрывает такой депозит. Будьте внимательны, ведь ответственность за действия приглашённых гостей в итоге несете вы.

Бой посуды

Самое обычное происшествие на каждом развлекательном мероприятии - выскальзывающие из рук излишне веселых гостей бокалы. Чтобы избежать излишних расходов, вы можете использовать свою пластиковую или бумажную посуду, которая точно не разобьется.

Сломанное оборудование

При личном осмотре площадки убедитесь, что все представленное вам в пользование оборудование и мебель находится в рабочем состоянии. Сфотографируйте и снимите на видео все замеченные визуальные дефекты, чтобы потом не пришлось спорить по поводу них с администратором.

4. Оформление площадки

Время на подготовку

Перед началом праздника вам наверняка понадобится время для расстановки мебели, сервировки столов, праздничного украшения и других подготовительных шагов. Как правило, большинство площадок предоставляют 1 - 1,5 часа бесплатного времени - уточните точную длительность у администратора.

Декорирование и украшения

Если вам недостаточно представленного декора на площадке и вы хотели бы украсить ее по-своему, лучше сразу уточнить такую возможность у администратора. Есть вероятность, что он может предложить своих проверенных подрядчиков с хорошей скидкой. Если нет, то в любом случае стоит обговорить с менеджером возможность тех или иных дополнительных декораций, во избежание недоразумений.

Праздничный торт

Апофеозом вашего праздника будет большой, красивый праздничный торт? Вам никто не должен запретить принести его на площадку, но убедитесь в наличии свободного холодильника и соответствующей посуды.

Цветы и подарки

Свежесрезанные цветы не смогут простоять долго без воды. Позаботтесь заранее о нескольких больших вазах, иначе ваши букеты, в лучшем случае, положат в раковину. На всех специализированных площадках имеется необходимое количество ваз, но лучше переспросить.

Фейерверки и пиротехника

Для пиротехнических шоу нужна специальная площадка и необходимые меры предосторожности! Это не шутки. Обязательно предупредите администратора.

5. Заключение договора

Чтобы быть максимально спокойным и уверенным в том, что ничего непредвиденного не произойдет, лучше всего заключить официальный договор на оказание услуг по проведению мероприятий на выбранной площадке. В договоре должны быть следующие пункты:

  • название площадки с подробным адресом
  • дата, точное время начала и окончания мероприятия
  • количество человек
  • общее количество часов аренды
  • стоимость тарифа и итоговая стоимость аренды
  • стоимость продления (если понадобится)
  • количество и стоимость обязательных услуг
  • страховой депозит и условия его применение и возврата
  • тарифы на порчу имущества
  • дополнительное время на подготовку площадки к мероприятию
  • дополнительные услуги и ваши персональные договоренности

Воспользовавшись нашими рекомендациями, вы проведете свое мероприятие без эксцессов и неприятных неожиданностей с уверенностью на 99%. 1% мы всегда оставляем на непредсказуемость человеческого фактора и собственное везение.

Желаем вам чудесного настроения и незабываемого мероприятия вместе с YouParty.ru - системой бронирования площадок для мероприятий!