Как организовать мероприятие своими силами?

Введение
Что за мероприятие?
Приглашённые гости
Выбор тематики
Выбор места
Еда и напитки
Подсчет бюджета
Приглашение

Введение

У вас намечается мероприятие? Это всегда немного волнительно. Столько еще предстоит сделать, но с чего же начать? В этой статье, мы пошагово разберем все необходимые моменты, чтобы ничего не забыть и успеть подготовиться к незабываемому событию.

Что за мероприятие?

Разберемся какой формат нашего предстоящего мероприятия! Частный праздник с близкими друзьями или это серьёзное бизнес мероприятие для широкой аудитории с приглашенными спикерами и прессой. Существуют отличия в организации разных типов событий, но эти пункты подойдут для большинства мероприятий.

Для примера расскажем как подготовиться к Дню рождения взрослого, для компании из 25 человек и ничего не забыть.

Главная миссия организатора собственного праздника - чтобы все остались довольны! Тогда и виновник торжества будет счастлив!

Кого собираетесь приглашать?

Вы уже определились кого собираетесь приглашать? Ограничитесь кругом близких друзей или будут еще коллеги с работы? Как на счёт маленьких детей или пожилых родственников? Для каждой категории гостей есть свои нюансы, которые не стоит игнорировать.

Например, дети не смогут долго просидеть на одном месте и постоянно будут требовать внимания. Да и застольные разговоры вряд ли пойдут им на пользу. В таком случае лучше сразу позаботиться о детской комнате с аниматором.

Если будут присутствовать пожилые люди, громкую музыку и большое количество ступенек лучше исключить.

Если хотите произвести впечатление на коллег, всё должно быть "чинно-благородно".

А вот с близкими друзьями всё очень просто. Что бы вы ни придумали, как бы ни организовали, они всегда будут довольны. Главное не забыть алкоголь и закуски ;)

Составьте список приглашенных, учтите специфические особенности, посчитайте количество и оцените масштаб. Для подготовки к идеальному мероприятию все эти моменты нужно обдумать заранее, чтобы всем хватило места и было комфортно.

Выбор тематики

Тематические вечеринки дольше остаются в памяти и с большим интересом воспринимаются публикой. Отличный способ превратить заурядный день рождения в нечто незабываемое. Гости смогут проявить свою индивидуальность и вся компания заиграет новыми красками. Люди сплочённые одной идеей станут еще дружнее, а общение более комфортным.

Выбор тематики праздника - увлекательный и творческий процесс, ограниченный только вашей фантазией. Всё, что вы можете себе представить, скорее всего уже кто-то когда-то реализовал. Ничего выдумывать не придётся, только выбрать из списка самых популярных тем, которые мы отобрали специально для вас. Для удобства разделили их по категориям:

Тематические:

Пижамная
Хипстерская
Милитари
Медицинская
Морская
Шляпная
Ужасный свитер
Шиворт на выворот
Хиппи
Сумасшедший дом
Фрик-парад
Зомби
Космос

По фильмам:

Игра престолов
Джеймс Бонд
Супергерои
Стиляги
Гетсби
Алиса в стране чудес
Гарри Поттер
Шрек

Конечно, подготовка требует определенных затрат и усилий. Но восторг и улыбки на лицах друзей полностью окупят старания организатора!

Чтобы создать нужную атмосферу, не забудьте:

продумать декорации
подготовить подходящую музыку и видеоряд
попросите гостей придти в костюмах или приготовьте для всех подходящие аксессуары
игры и конкурсы переделанные под вашу тематику
фотозону для памятных фотографий

Это проще чем кажется. Сообщите приглашенным о тематике праздника заранее, чтобы у них осталось достаточно времени на подготовку. Возможно, у кого-то найдётся необходимый реквизит. А кто-то проявит инициативу и захочет помочь с организацией.

Если вечеринка назначена на ближайшую дату, выбирайте самую простую для вас тему, которая не требует изучения. Минимум подготовки и простой реквизит, который легко можно найти или смастерить в домашних условиях.

Выбор места

Правильно подобранное место для праздника - 50% успеха! Если у вас еще нет подходящей локации и вы не планируете праздновать день рождения дома или на даче, стоит внимательно отнестись к выбору места проведения мероприятия.

Можно выделить несколько основных типов площадок:

Банкетные площадки
Развлекательные комплексы и ТЦ
Лофты и арт-пространства
Яхты и теплоходы
Загородные дома
Апартаменты

Каждый тип площадки хорош по-своему. Но не все форматы мероприятий одинаково хорошо подойдут для всех площадок.

Банкетные площадки

К ним относятся специализированные банкетные залы, кафе и рестораны. Гости сидят за столом, много вкусной еды, комфортное обслуживание. Меню обговаривается заранее и рассчитывается на гостя исходя из выбранных блюд. Некоторые площадки разрешают приносить свой алкоголь, на чём можно существенно сэкономить. Некоторые применяют «пробковый сбор». Если не арендовать зал полностью «под закрытие», то скорее всего на площадке будут случайные посетители или мероприятия других компаний. Будет проблематично организовать тематический праздник, если только что-нибудь не требующее серьезной подготовки, например «Черное и белое».

Например, банкетный зал у «Нескучного сада» обойдется от 2000 до 3000 рублей на человека. Такой выбор площадки считается наиболее традиционным и привычным, особенно для старшего поколения.

Преимущества:

большой выбор заведений
разнообразная кухня
обслуживание

Недостатки:

высокий средний чек
посторонние посетители
сложности для тематических праздников
в основном сидячий формат

Стоимость для компании в 25 человек в пятницу: от 37500 Р до 75000Р. (от 1500 р\чел до 3000 р\чел)

Развлекательные комплексы и ТЦ

Торгово-развлекательные комплексы в качестве места мероприятия, пользуются популярностью среди небольших компаний, преимущественно с детьми. В крупных центрах достаточно много небольших заведений с детскими зонами, где можно спокойно оставить ребенка с аниматорами, а взрослым спокойно пообщаться. Как правило, торговые центры расположены в пешей доступности от метро. Множества мест досуга сконцентрированы в одном здании. Магазины, кафе, рестораны, бары, кинотеатры, детские площадки и даже аптеки - все под рукой. Не лучшее место для тематических праздников, так как в таких местах наибольшее скопление посторонних. Например Замания. В таком заведении будут комфортно себя чувствовать и дети и взрослые.

Вам смогут предложить:

Всевозможные викторины и квесты позволяющие продемонстрировать логику и смекалку
Спортивные игры – повод проверить физическую форму, показать детям пример и получить удовольствие самому
Мастер-классы взрослых с детьми – увлекательное времяпрепровождение, сближающее поколения, позволяющее получить интересные навыки
Увлекательные квесты для детей – для любого возраста, на разные темы.
Сладкий стол и угощения из настоящего семейного кафе

Преимущества:

большой выбор мест досуга
детские площадки
оригинальные конкурсы и викторины
парковка
рядом с метро

Недостатки:

большое скопление людей
сложности для тематических праздников
ограничение по шуму и времени работы

Стоимость для компании в 25 человек в пятницу: от 25000 Р до 87500Р. (от 1000 р\чел до 3500 р\чел)

Лофты и арт-пространства

К данной категории можно отнести специализированные площадки для мероприятий. Помещения оборудованные всем необходимым для праздника. Световое и звуковое оборудование, мебель и необычные интерьеры входят в стоимость. Почасовая аренда - очень удобна, так как можно спланировать свое мероприятие и арендовать на столько, на сколько нужно. Не забывайте, что практически всегда можно продлить вечеринку, если вам еще не хочется уходить.

Некоторые заведения располагают собственными верандами, которые оборудованны грилем. Обособленные пространства только для вашей компании. Нет ограничений по шуму и часам работы. В некоторых лофтах отсутствует кухня, но есть такие площадки, и их достаточно много, где кухня занимает особое место и вы всегда сможете приготовить еду прямо на празднике. Если не хотите заморачиваться с едой, можете воспользоваться услугой кейтеринга.

Еду и напитки, в том числе и алкоголь можно приносить с собой. Скорее всего, у вас попросят страховой депозит на время мероприятия, который обычно составляет от 10 до 15 тысяч рублей. Также может взыматься дополнительная плата за уборку помещения, от 500 до 2000 рублей. Большенство площадок предоставляют бесплатное время на подготовку к мероприятию.

Лофт - наиболее подходящее место для тематической вечеринки, так как вся площадка на время аренды будет только в вашем распоряжении. Например, «Эксклюзивный лофт с летней верандой» от 1500 рублей в час в будни и 2500 рублей в час в пятницу и субботу. Урбанистический дизайн и уютная летняя веранда созданы специально для вашего мероприятия.

Стоимость для компании в 25 человек в пятницу: от 3000 Р до 60000Р. (от 350 р\час до 10000 р\час)

Преимущества:

аренда под ваше событие
большой выбор заведений
низкая стоимость аренды
можно приносить еду и напитки
нет ограничений по шуму и времени аренды
оборудование входит в стоимость
возможность декорирования под тематику
разрешены любые сторонние коллективы и шоу-программы

Недостатки:

страховой депозит (возвратный)
нельзя докупить еду и напитки на месте (если нет такой услуги)

Яхты и теплоходы

Праздник на теплоходе - один из самых необычных и оригинальных вариантов для проведения дня рождения. Для небольших компаний до 10 человек можно арендовать небольшую яхту или катер. Хорошая возможность совместить экскурсию по акватории с невероятными пейзажами и праздничный банкет. На теплоходах предусмотрены как прогулочные палубы так и закрытые зоны, поэтому в любую погоду (даже зимой) вашей компании будет комфортно.

На борту различные шоу-программы, живая музыка, разнообразная кухня и полноценное обслуживание. Теплоходы можно предварительно украсить под стилистику вашего мероприятия. Тут можно сделать много красивых фотографий и снять запоминающееся видео, поэтому стоит позаботиться о фотографе. Скорее всего, практически все услуги можно будет заказать на месте. Для компании до 35 человек подойдут малые одно или двухпалубные теплоходы до 40 метров в длину, шириной до 7 метров. В среднем стоимость банкета на одного человека будет начинаться от 2500 р\человека, но не менее 60000 рублей. Так же вам нужно будет еще заплатить за аренду теплохода, от 7000 рублей до 10000 рублей за час аренды.

Обратите внимание, в пятницу и субботу будет максимальная стоимость аренды. С понедельника по четверг можно сэкономить 2000-3000 рублей в час.

Чтобы окончательно определиться с выбором теплохода, для жителей и гостей столицы, можно подъехать на главный причал, который находится напротив «Москва-Сити». Там пришвартованы различные теплоходы, по которым с удовольствием проведут экскурсию заботливые менеджеры судоходной компании и помогут подобрать наиболее подходящее судно для вашего мероприятия. Более подробную информацию можно посмотреть тут

Стоимость для компании в 25 человек в пятницу: от 73400 Р до 365000Р. (от 3900 р\час до 40000 р\час + банкет от 2000 р\чел до 5000 р\чел)

Преимущества:

большой выбор теплоходов
живописные виды
разнообразная кухня
обслуживание
шоу-программы

Недостатки:

высокая стоимость аренды
банкет оплачивается отдельно
нельзя опаздывать на мероприятие
нельзя сойти в любое время
повышенная ветреность
возможно укачивание

Загородные дома

Если вы планируете отметить день рождения на природе - рассмотрите аренду загородного дома для вашей компании. В ближайшем пригороде до 10-15 километров от города можно подобрать неплохие варианты для проведения праздника. Чем дальше в область, тем суточная аренда будет ниже, но все зависит от конкретного объекта, его уровня комфорта, размера и удобств. В трехэтажном доме с 4-5 спальнями, гостиной и гостевым домиком, смогут комфортно разместиться 20-30 человек. Любители бань и саун будут довольны, так как практически в каждом доме они присутствуют по умолчанию. Мангал или гриль для приготовления мяса тоже неотъемлемая составляющая каждого загородного дома. Некоторые коттеджи оборудованы бассейнами.

При аренде на все выходные можно получить весомую скидку. Дом в 30 километрах от Москвы, около 400 кв.м в будни обойдется в 13000 рублей в сутки, в выходные 23000 рублей в сутки, а за 2 выходных стоимость составит уже 35000 рублей. Например, уютный коттедж на Симферопольском шоссе.

Есть определенная логика в том, чтобы ехать за город не на одну ночь, а на несколько суток. Скорее всего гости будут добираться на машинах, если нет организованного трансфера. Можно не беспокоиться об остаточном алкоголе в крови на следующее утро, если впереди есть еще сутки.

Есть и не совсем стандартные решения домов. Например с аквагоркой посередине дома, по которой, прямо с третьего этажа можно скатиться в бассейн, часть которого будет выходить на улицу. Такое развлечение оценят и дети и взрослые. Стоимость суток аренды такого дома обойдется в 40000 рублей в будни и в 50000 рублей в выходные.

Но, не всегда получится собрать большую компанию так далеко от города. Не всем будет удобно добираться. Да и найдётся масса других причин, по которым ваши гости могут вежливо вам отказать, только из-за того, что нужно так далеко ехать. Пожалуйста, учитывайте это.

Стоимость для компании в 25 человек в пятницу: от 17000 руб\сутки до 40000 руб\сутки.

Преимущества:

отдых на природе
только ваша компания
непринужденная форма одежды
нет ограничений по времени
баня или сауна
рыбалка или поход в лес
можно с домашними животными

Недостатки:

отдаленная локация
насекомые (летом)
нестабильная сотовая связь и интернет
непривычные условия для ночёвки
сложно собрать всех желающих

Апартаменты

Апартаменты - еще одна возможная локация отпраздновать ваше событие. Домашняя обстановка, дизайнерский ремонт и, как правило, хороший вид за приемлемые деньги. Отлично подойдет для не большой и не очень шумной компании. Лучшим решением будет фуршет и коктейльный бар, чтобы гости могли свободно передвигаться и общаться. Можно воспользоваться услугами кейтеринга и пригласить бармена, предварительно согласовав коктейльную карту и закупив необходимый алкоголь и ингредиенты. Не забудьте про лед! Много льда!

Уборку помещения после мероприятия с удовольствием возьмут на себя представители площадки за отдельную плату. Стоимость клининга в среднем от 1500 до 5000 рублей. Для примера, аренда апартаментов в комплексе Москва Сити на 63 этаже, общей площадью в 210 м2, обойдется от 3500 до 4000 рублей в час. Минимальное количество аренды 6 часов. Также, нужно будет оставить страховой депозит, который возвращается после мероприятие, если ничего не пострадало.

Есть ограничение по количеству человек. За большую компанию придется немного доплатить. Но выбирая такой тип площадки нужно сразу понимать с какими ограничениями вы можете столкнуться. Так как это жилой комплекс, то шуметь можно до 23:00. После, можно будет приглушить музыку и продолжить в более спокойной обстановке. В таких комплексах как Москва Сити предусмотрен пропускной режим, поэтому заранее нужно будет составить список гостей и попросить всех взять с собой паспорта. Курение в таких местах строго ограниченно или запрещено совсем, это стоит учитывать.

Стоимость для компании в 25 человек в пятницу: от 3500 руб\час до 40000 руб\сутки.

Преимущества:

доступное расположение
панорамный вид
домашняя обстановка
парковка
room-service
отличные фотки

Недостатки:

ограничение по шуму
пропускной режим
запрещено курение
страховой депозит

Еда и напитки

Если для проведения своего дня рождения вы больше склоняетесь к банкетным площадкам, вам предстоит встреча с менеджером и шеф-поваром для обсуждения и заказа еды для праздничного стола. В этом случае вам предложат банкетное предложение с развеской по граммам с расчетом на каждого человека. Вы сможете выбрать холодные и горячие закуски, нарезки, различные салаты и горячее, а так же фирменные блюда заведения.

Обязательно обговорите ситуацию по алкоголю. Многие банкетные залы разрешают приносить свой, кто-то применяет «пробковый сбор». Для вашего удобства, уточните есть ли возможность подвести алкоголь заранее, накануне мероприятия.

Если вы приняли решение в пользу лофта, арт-пространства или апартаментов, то вы можете самостоятельно организовать свой праздничный стол или воспользоваться услугами кейтеринга. Для поиска предложений можно воспользоваться специальными сервисами. Вы можете заказать как просто доставку еды, так и банкет\фуршет с полным обслуживанием. Стоимость начинается от 300 рублей за человека и может доходить до 10000 рублей. Десятки компаний готовы предложить вам различные сеты с учетом ваших пожеланий.

Внимательно читайте отзывы гостей, это может быть полезно.

Самым экономным вариантом будет «старый-добрый» поход по магазинам, закупка необходимых продуктов и алкоголя. Некоторые блюда можно приготовить дома, привезти с собой и разогреть на месте. Микроволновки есть везде. А салаты нарезать и заправить непосредственно перед началом мероприятия. Также отличный способ - это заказать суши, пиццу или другие блюда непосредственно на площадку из любимых ресторанов.

Если использовать купоны или сообщить, что у вас сегодня день рождения, можно получить до 20% скидки на доставку еды.

Обязательно стоит заранее позаботиться о посуде. Уточните на площадке, что входит в стоимость и что можно приобрести за дополнительную плату. Некоторые заведения предоставляют посуду в аренду. На некоторых имеется только «стекло» - стаканы, бокалы и рюмки. Также вам могут понадобиться ножи, штопоры, разделочные доски и открывашки.

Если на площадке не предусмотрена посуда, самым простым и удобным способом будет использование одноразовой, пластиковой или бумажной посуды. Не пугайтесь, так как сегодняшние тарелки, приборы и стаканы визуально невозможно отличить от ресторанной сервировки. Например, можно посмотреть здесь.

Бюджет мероприятия

Всё упирается в деньги! Исходя из количества приглашённых, локации, выбранной тематики и понимания провизии, можно будет сформировать бюджет мероприятия.

Основные затраты:

аренда помещения
еда
алкоголь
тематическое оформление
шоу-программы
фото-видеосъемка
трансфер

Скорее всего, у вас уже есть какое-то понимание, сколько вы готовы потратить на день рождения. Можно пойти от обратного и для каждой категории установить свой максимальный бюджет. Стоит учитывать, что самыми затратными пунктами будет аренда помещения и еда с алкоголем. На это стоит закладывать до 70% планируемых средств.

Если вы собираетесь привлекать ведущих, танцоров, музыкантов или другие шоу-программы, бюджет может значительно увеличится. Тут все зависит от популярности артистов, сезонности и индивидуальных предпочтений. В среднем, на одного не суперпопулярного ведущего стоит закладывать от 10000 до 30000 рублей на мероприятие.

Можно сэкономить, если найти активного и артистичного товарища среди приглашенных и попросить его поучаствовать в роли ведущего.

Если вы хотите запечатлеть ваше событие с помощью профессионального фотографа, обойдется это от 2000 до 4000 рублей. Учтите, что у них тоже есть минимальное время заказа, как правило от 2-3 часов.

Оформление площадки под вашу тематику, скорее потребует больше находчивости и креативности вас и ваших друзей, нежели финансовых затрат. Наверняка вы сможете найти что-то тематическое из одежды в своем гардеробе или приложив немного усилий и смекалки подготовить необходимый стилистический реквизит. Не забывайте о карнавальных костюмах, которые не обязательно покупать, можно арендовать или позаимствовать. И, конечно же, продумайте как будете добираться на ваш праздник и как будете уезжать обратно. Что нужно взять с собой, сменную обувь, теплую одежду или зарядку для телефона?

При организации своего мероприятия, записывайте все мысли в одном месте. Создайте списки дел и вычеркивайте их по мере подготовки.

Лучше всего используйте обычные заметки в телефоне, так как он будет всегда под рукой, а ежедневника может не оказаться рядом в нужный момент и вы рискуете упустить что-то важное.

Приглашение

Поздравляем, ваше мероприятие практически подготовленно! Площадка найдена, с едой и напитками определились, выбрана интересная тематика, список гостей составлен. Остается, пожалуй, самое приятное - это пригласить ваших родных и близких отпраздновать ваш главный день в году!

Конечно, можно обзвонить всех приглашённых или разослать сообщения в WhatsApp с датой и адресом места проведения. Заказать бумажные приглашения или даже сделать их самому. Но есть и куда более креативные решения. Например, вы можете подготовить любые приглашения на ваш вкус онлайн, а также в течение 5 минут создать собственный красочный сайт вашего события и разослать всем пригласительные. Пример сервиса электронных приглашений можно посмотреть здесь

Пригласить гостей в 3 шага очень легко!

Выберите дизайн приглашения

Легко настроить шаблон приглашения онлайн под себя и даже использовать предложенный текст приглашения.

Создайте страницу мероприятия

Заполните нужные поля и сайт мероприятия сформируется автоматически, где гости смогут подтверждать свое присутствие.

Отправьте приглашение гостям

Пригласить гостей можно через любые мессенджеры или e-mail. Гости регистрируются на мероприятие, составляя за вас список гостей, а вы видите аналитику их ответов.

Поверьте, гости оценят ваш творческий подход и будут приятно удивлены. А вам будет удобно формировать и контролировать списки гостей в личном кабинете.

Данный сервис платный. За 450Р по акции, вы сможете:

Создать открытку для печати и электронное приглашение
Сайт мероприятия
Сделать рассылку приглашений. Через менеджеры - безлимитно и до 30 штук по email.
Отслеживать ответы гостей и формировать актуальные списки.

Теперь, вы по-настоящему готовы и ваш праздник обречен на успех! Уверены, что у вас все получится. Желаем вам незабываемого мероприятия!