Выбор площадки для мероприятий, это как выбор свадебного наряда. Если он будет не удобный, слишком жаркий или в нем будет слишком прохладно, а может вообще не подходящий по размеру, то останутся только плохие воспоминания. Зачем они нам нужны? Мероприятие прошло и всё, второго шанса не будет. Площадки для мероприятий это не только квадратные метры, бутерброды и туалет. Это еще и люди с которыми вам предстоит общаться. Поэтому, мы расскажем все детали и тонкости, которые нужно учесть при выборе площадки. А так же, все вопросы которые нужно задать и то, что нужно утвердить в договоре.

Итак, начнем с того где искать информацию о площадке.

• Первое, это конечно в своей телефонной книге, если вы уже когда-то проводили мероприятия.
• Второе, спросить у друзей, знакомых, у своего ближнего круга.
• В третьих это в соцсетях. Пост в помощь. Пожалуйста, пишите, вам обязательно что-нибудь посоветуют.
• Четвертое — это просто зайти в интернет, загуглить и получить какое-то количество вариантов. Например, можно воспользоваться удобным агрегатором по поиску и бронированию площадок для мероприятий YouParty.ru. Удобство поиска на агрегаторе в том, что все площадки собраны в одном месте, есть удобный поиск по параметрам и вся информация грамотно структурирована. Так же можно сразу рассчитать итоговую стоимость аренды и почитать отзывы людей побывавших на этих площадках.
• И есть еще один вариант, когда вы просто ездите по городу, смотрите и выбираете, что вам нравится. Этот вариант сложнее и затратней по времени.

Рассмотрим самый удобный вариант с поиском подходящей площадки в интернете. Заходите на сайт и указываете все необходимые параметры вашего предстоящего мероприятия. Выбираете из списка наиболее подходящие площадки и детально их изучаете. Наиболее подходящие можно пока откладывать в избранное.

Именно в этот момент нужно обратить внимание на следующие пункты:

1 Страница площадки.

Наличие подробного описания и качественно заполненной информации о площадке. Собирать с мира по нитке в разных местах какую-то информацию, это не очень удобно. Лучше когда она собрана и удобно структурирована на одном сайте. Это гораздо облегчит ваши усилия. Внимательно прочитайте описание, чтобы сложить первое впечатление. Обратите внимание на отзывы и общий вид площадки.

2 Местоположение.

Нужно учесть близость к транспортным развязкам и, вообще местонахождение относительно районов города, а так же станций метро. Если вам нужно устроить большой корпоратив, где много людей будут добираться на общественном транспорте, это ключевой момент. Потому что если не удобно, долго и придется ехать на такси, то это может послужить преградой посещения вашего мероприятия. Посещаемость — это один из ключевых моментов в оценке мероприятия. Если вы планируете небольшую вечеринку или день рождения, то стоит рассматривать площадки в пешей доступности от метро. Так будет удобно добираться всем, а в случае необходимости, ваши гости смогут добраться пешком без особого труда.

3 Парковка.

Третье, что нужно оценить это наличие рядом парковки, хотя бы платной. Стоит отметить, что очень много площадок для мероприятий, особенно лофтов, предоставляют бесплатную парковку для своих гостей, непосредственно на территории, что очень удобно. Это важно для тех кто добирается не на общественном транспорте, а на своей машине и, к примеру не пьет. Если такой гость приедет и оставит машину где-то в нескольких кварталах, а на улице дождь, ему придется идти в красивом наряде до вашей площадки, он еще может испачкаться по пути, то это здорово испортит настроение и даже супер вечеринка его не исправит. Особенно, если это будут девушки автолюбители на каблуках в праздничном платье.

4 Состояние площадки.

Казалось бы, это очевидно? Но, на самом деле, свежесть помещения дает о себе знать более стильным и современным интерьером, более новой сантехникой и так далее. Вам просто комфортней будет находиться там, где вы понимаете, что на площадке недавно освежили ремонт. Если вы рассматриваете лофт, то, как правило, это старинные здания со своей богатой историей и, даже несмотря на кажущуюся простоватую отделку и оголённые кирпичные стены, стоит обратить внимание на общее состояние площадки и изношенность материалов.

5 Площадь помещения.

Следующее, что мы смотрим это площадь помещения. Причём не только в квадратных метрах, но и по максимальному количеству людей. Смотрим вместимость. Потому, что даже на 1000 квадратных метрах может быть настолько много декораций или мебели, что даже 100 человек там будет тесно. Если вам не нужна такая большая площадка и для вашего мероприятия подойдут уютные компактные лофты. Прикиньте как вы с гостями будете себя чувствовать на такой площади. Многое зависит от запланированной программы и необходимости выделенного пространства под нужды коллектива.

6 Детализация вместимости.

Следующий пункт, это детализация вместимости относительно рассадки. Банкетной, фуршетный постановки или рассадки для конференц мероприятий, потому что очень важно, чтобы люди расположились комфортно и прием пищи был удобен. Следует помнить, что голодный гость — это злой гость. Поэтому, конечно же, вам нужно сделать так, чтобы людям, в том варианте питания, который у вас определен, было классно.

7 Техническое оснащение.

Наличие экрана, звукового и светового оборудования. Это отдельный пункт помимо самой площади, но он очень важен, потому что аренда самого помещения, это всего лишь половина задачи, в том числе половина бюджета. Все остальное это оснащение, ну и провизия. И если какие-то пункты оснащения уже включены в аренду — это круто. Это может быть преимуществом площадки и тем пунктом, который позволит принять решение в пользу этой площадки. Как правило, в средних и небольших лофтах, такое оборудование уже входит в стоимость. В некоторых местах отдельно придется доплатить за дополнительные услуги, такие как дым машина или караоке, но очень много площадок предоставляют все это без дополнительной оплаты.

8 Красочные фотографии.

Наличие красочных фотографий на странице площадки это всегда классно. Потому что у вас сразу возникает пространственное понимание того, что это за площадка и вы понимаете общую стилистику заведения, а также не питаете лишних иллюзий. Чем больше фотографий с разных ракурсов и продемонстрированы возможности площадки, тем лучше. Еще, сюда можно отнести фотографии с мероприятий, уже ранее проводимых на этой площадке. Это важный пункт, так как это показывает, что площадка в принципе имеет опыт проведения подобных мероприятий и как она с этим справилась. Она принимала уже нужное вам количество гостей и с этим не должно быть проблем в будущем.

Обратите внимание на то, как удачно расположились гости и хватило ли всем места.

9 Стоимость.

И последнее, что вам стоит понять заранее, это стоимость. Потому что цена может сильно меняться и если у вас есть рамки бюджета, то уж точно не стоит смотреть площадки для мероприятий, которые в три раза дороже. Вы только потратите время. Чтобы узнать итоговую стоимость аренды площадки для мероприятий, которая вам понравилась, необходимо на странице этой площадки кликнуть «Забронировать» и указать точные параметры вашего мероприятия. Дату, время начала и окончания мероприятия, количество человек. Система автоматически рассчитает итоговую стоимость аренды, на основе тех тарифов и скидок, которые в данный момент имеются на площадке и указываются непосредственно владельцами заведений.

Вы гарантированно получите наиболее выгодное предложение по аренде пространства, так же как если бы вы напрямую общались с представителем площадки. Никаких дополнительных накруток и переплат сервис не устанавливает для гостей, а наоборот, иногда, бронирование площадок через систему YouParty.ru может обойтись дешевле на 10-15%, чем напрямую. Это достигается за счет определенных условий сотрудничества связанных с большим потоков заказов и применения собственных скидок системы бронирования.

Если рассчитанная стоимость аренды площадки вам подходит, вы можете зарезервировать понравившееся заведение на свое имя и, тем самым зафиксировать итоговую стоимость аренды. Это означает, что пока вы принимаете окончательное решение, никто другой не сможет опередить вас и случайно, а может вполне осознанно, забронировать площадку на нужное для вас время. К сожалению, такое случается достаточно часто. Особенно важно, что бронируя площадку через сервис, вы фиксируете общую итоговую стоимость и, уже даже при непосредственном общении с представителем площадки стоимость аренды гарантировано не может быть изменена в большую сторону. Вы полностью защищены от подобного манипулирования нацеленного на увеличение стоимости, гарантиями системы бронирования. В противном случае, такие площадки будут оштрафованы и сняты с общедоступной публикации, а им это крайне не выгодно.

Когда вы завершите бронирование понравившейся площадки, в самое ближайшее время вам перезвонит владелец или представитель площадки и с радостью ответит на все интересующие организационные вопросы. При необходимости, вы всегда сможете договориться в удобное для вас время на просмотр площадки и посмотреть все своими глазами, а также задать правильные вопросы и оценить площадку глазами эксперта.

Что именно нужно спрашивать и на что обращать внимание, мы расскажем дальше.

Во время просмотра площадки

10 Люди.

Когда вы приехали на площадку, вам нужно в первую очередь проверить, все ли то, что было указано на странице площадки соответствует действительности. И в первую очередь выяснить с кем вам придется общаться на площадке и вести дальнейшие переговоры, так как человеческий фактор зачастую бывает решающим. Был случай, когда одна крупная компания проводила корпоратив с VIP гостями и площадка в последний момент, когда гости веселились на велком зоне и должны были заходить в зал, в буквальном смысле слова закрыли двери. Оказалось, что у них был не оплачен счет на 10%, хотя по договору они могли его оплатить через 3 дня после мероприятия, но именно в данный момент площадка захотела денег. Это такой неприятный шантаж, с которым никто не захочет сталкиваться. Поэтому очень важно сразу определить ответственное лицо принимающее решения и все переговоры и договоренности фиксировать с ним.

11 Вид из окна и окружение вокруг площадки.

Какой вид из окна и какое окружение у вашей площадки? Даже самый крутой лофт, если он стоит посреди мусорки или окружен ветхими развалинами и не имеет хорошего чистого подхода, это не очень хороший вариант. Также стоит обратить внимание на входную группу, если для вашего мероприятия торжественность имеет значение. Еще один момент. Если вы выбираете площадку из-за видовых характеристик, например панорамное остекление или шикарный вид на город с высокого этажа, то нужно быть внимательным. Может произойти например так, что вы будете устраивать шикарный корпоратив в Москва-Сити, на очень высоком этаже, но, именно в день мероприятия, может случится жуткий туман. Все гости придут просто в молочное облако. Корпоратив конечно даже в таком случае должен пройти хорошо, но, тем не менее, должно быть понятно, что опираться только на вид из окна не стоит.

Мероприятие должно быть классное в самом мероприятии.

12 Высота потолков.

Следующий момент который нужно узнать, это высота потолков. Во-первых, низкие потолки это не всегда очень комфортно, давящая атмосфера и присутствует ощущение скованности, а во-вторых, вы ничего на них не сможете повесить. Вы рискуете сокращением декораций. Поэтому лучше не рисковать. Но, справедливости ради стоит отметить, что для определенных молодежных вечеринок или других менее требовательных мероприятий, невысокие потолки могут создать свой дополнительный шарм и преумножить эмоции гостей. Всё зависит от типа планируемого мероприятия и приглашенной компании.

13 Система вентиляции, кондиционирования или отопления.

Следующее — проветривается ли помещение или нет? Какая система вентиляции там установлена? Важность этого вопроса вы сможете оценить только в разгар своей вечеринки, когда разгоряченные гости начтут активно потеть. Вам это точно не нужно.

Большое скопление людей в замкнутом пространстве без правильной циркуляции свежего воздуха, это катастрофа.

Отдельный вопрос: отопление или кондиционирование, в зависимости от времени года. Если человеку холодно или жарко, все остальное ему уже в принципе не важно. Он, скорее всего, найдет сотню поводов и уйдет с мероприятия, чем будет терпеть или напрягаться. Поэтому, это лучше узнать заранее. Был случай, когда одна организация устраивала мероприятие - картинную галерею, в помещении в стиле лофт. Там были аутентичные бетонные и кирпичные стены, все выглядело очень стильно, но при этом достаточно просторно для того, чтобы в холодное время года ощущать неуместную прохладу. На улице была зима, около ноля и, к сожалению, всего лишь за несколько часов до мероприятия, владельцы площадки решили включить отопление. В итоге, помещении не успело прогреться до подходящей температуры и гостям было не очень комфортно. Гостей, конечно же, горячили как могли различными напитками, глинтвейнами и какими-то активностями, тем не менее, осадок остался. Будьте внимательны, особенно в прохладный период.

14 Мобильность помещения.

Имеется в виду возможность передвигать какие-то декорации, мебель или то, что там установлено. Так как совершенно не всегда вам это может понадобится для своего мероприятия. Вероятно, вам придется осуществлять свою авторскую задумку уже на основании того реквизита и возможностей, которые будут иметься в вашем распоряжении. Поэтому, уточнить вопросы связанные с возможной перестановкой также стоит заранее.

15 Освещение.

Стоит задать вопрос: "что из освещения включено в аренду площадки"? Потому что свет достаточно дорогостоящая опция и если площадка обладает своим световым оборудованием, то это достаточно серьезная экономия. Отдельный вопрос заслуживает расположение рубильников и выключателей. Потому что, вам по сценарию может потребоваться создать полную темноту или в определенный момент использовать отдельно некоторые элементы подсветки и если вы будете бегать в соседний зал, чтобы выключить свет, то будет не совсем удобно. Поэтому заранее уточняйте и готовьте обходные пути.

16 Звуковое оборудование.

Следующий пункт — это звуковое оборудование. И, естественно, вам нужно не только понять есть оно или нет, а какое, но и желательно какой марки и мощности. Потому что если у вас огромное помещение на 1000 квадратных метров и, например, мероприятие запланировано на 500 человек, а там стоит звук на 1 КВ, то это очень мало. Считайте, что звука у вас нет. Поэтому стоит проконсультироваться с профессиональными звукорежиссерами и сделать так, чтобы всем было слышно.

Если ваше мероприятие не настолько масштабное и рассчитано на одно помещение до 100 квадратных метров, то одного киловатта звука вам будет вполне достаточно. Опять же, все напрямую зависит от формата мероприятия и поставленной задачи. Если небольшой спокойный день рождения, до даже будет много, а если мини дискотека, то всегда захочется немного подкрутить.

Лучше попросите включить и продемонстрировать возможности имеющегося оборудования.

17 Экран.

Следующий пункт это экран и его качество. Если экран установлен, это еще ни о чем не говорит. Потому что у него может быть очень широкий шаг пикселя, например 10 миллиметров, а то и больше и тогда вы не сможете на него смотреть с расстояния меньше 5-7 метров, а если у вас запланировано крупное мероприятие и будет много гостей, то нужно учесть, как изображение будет видно с позиции рассадки. Поэтому, будьте внимательны и выбирайте экран с минимальным шагом пикселя и с максимальным качеством, чтобы всем было комфортно.

18 Проектор.

Если у вас на площадке не светодиодный экран, а например, проектор с экраном, то тут тоже нужно быть на чеку. Так как проекторы имеют свойство перегорать, перегреваться и просто менять картинку. С ними может много чего случится в самый не подходящий момент, но, следует отметить, что подобное происходит крайне редко, но, бывает метко. Например, был один случай на конференции. В середине масштабного мероприятия проектор перегрелся и начал выдавать странную фиолетовую картинку, так что вся презентация покрасилась в лиловые оттенки. Поэтому, лучше делать прогон или репетицию в полном размере по часам для того, чтобы удостовериться, что техника вас не подведет.

Но, это скорее применимо к мероприятиям с высокими стандартами и требованиями. Современный проектор отлично справится со своей задачей на обычной вечеринке, дне рождения или детском празднике, для демонстрации фотографий или других, заранее подготовленных материалов. Также не забывайте, что его можно использовать в качестве интерактива и при онлайн-трансляциях, стримах и поздравлениях. Это очень любят гости и с удовольствием принимают участие.

19 Мебель.

Проверьте качество столов и, тем более, стульев или кресел. Лучше самому посидеть и понять насколько вашим гостям будет комфортно. И, конечно, если столы и стулья накрываются тканями и чехлами, их тоже желательно проверить и пощупать. Мебель, помимо своих визуальных качеств, должна обладать удобством для продолжительного в ней нахождения. Обратите внимание на то, нет ли прожжённых участков или безвозвратно испачканных. Если что-то такое обнаружите, то лучше сразу обратить на это внимание менеджера площадки, для того, чтобы избежать возможного неприятного доказывания своей непричастности.

Сразу прикиньте, получится ли вам устроить свою задумку с тем, что имеется из мебели или придется что-то изобретать.

20 Сцена.

Есть ли сцена или ее нужно арендовать? Сцена очень часто нужна на мероприятиях, потому что она создает торжественность, правильно делит территорию, зонирует ее, поэтому важно ее учесть сразу в бюджете. Есть ли она на площадке или придется приобретать отдельно. Такой вопрос будет актуален, если у вас достаточно крупное мероприятие с торжественной частью, на котором запланированы развлекательные шоу-программы. Если собираетесь организовать небольшую вечеринку, даже с ведущим, то если это для вас не так критично, можно обойтись и без нее. Часто на площадках для мероприятий встречаются небольшие подиумы, которые исполняют роль сцены. Как правило, для мероприятий среднего размера этого бывает достаточно.

21 Возможность декорирования.

Следующий вопрос который стоит задать, это можно ли крепить декорации к сцене и вообще к стенам в помещении? Потому что, иногда, тут могут быть скрыты многие нюансы. Например, на одном мероприятии площадка запретила крепить декорации где бы то ни было, даже стикер на стекло нельзя было поместить. Поэтому пришлось сделать отдельностоящие конструкции и, естественно, от этого немного увеличился бюджет. Вопрос с декорациями касается не только внутренних помещений, но так же стоит уточнить о площадке перед входом. Например, у вас может появится красная дорожка или фото зона. На свадьбе, многие украшают именно входную группу и ждут торжественного появления молодоженов, где в завершении этого действа, бьют бокалы на счастье.

Поэтому, лучше заранее предусмотреть и конечно получить разрешение у самой площадки.

22 Входы и выходы.

Сколько входов и выходов есть у данной площадки для мероприятий? Потому что для гостей должен быть отдельный вход, для персонала отдельный. Так как носить грязную посуду или какую-нибудь коробку с реквизитом, уж точно нельзя среди гостей. Поэтому количество входов должно быть максимально рассчитано на комфортную логистику внутри помещений. Также стоит подумать о курящих гостях, если таковые имеются. Заранее уточнить о месте для курения. Не плохо будет узнать о возможности курения кальяна на территории площадки. В том числе можно ли приглашать сторонних специалистов со своим оборудованием и где они тогда будут располагаться и как осуществлять разгрузку всего необходимого. Для небольших площадок не лишним будет уточнить расположение пожарных запасных выходов и убедится, что они функционируют в штатном режиме, а не используются под кладовку.

23 Гримёрки.

Если они нужны, то поинтересуйтесь как они выглядят. Есть ли там мебель? Какая это мебель, сколько столов, стульев, светильников и так далее. Для разных артистов может быть свой набор необходимых элементов, поэтому чем оснащение гримерки больше, тем лучше. Тем более, если там есть душевая кабина — это вообще будет огромный плюс. Если специализированных мест для подготовки артистов нет, а такое место вам необходимо, следует сразу договориться, чтобы вам выделили специальную комнату, желательно рядом с местом выхода на сцену.

24 Питание.

Что с питанием? Как готовят, где готовят и как вообще выглядят блюда? Потому что, на многих площадках есть эксклюзив на предоставление питания и просто так вы со своим кейтерингом туда не попадёте. В этом случае нужно обязательно заказывать фуд-тест дегустацию и пробовать все эти блюда и смотреть как они выглядят. Потому что может быть сюрприз, например когда вместо премиального дальневосточного краба вам подадут крабовые палочки и вы на мероприятии уже ничего не сделаете.

Но, такая ситуация возможно именно с банкетными площадками. С лофтами все намного проще и демократичней. Там будут только рады, если вы снимите такую ответственность с владельцев площадки для мероприятий. Приносить свою еду в лофты, это уже традиция. Вы всегда можете воспользоваться любым кейтерингом по вашему желанию и на любой бюджет. Или же заказать обычную доставку еды из ресторана. На худой конец приготовить заготовки и принести всю еду с собой, а уже на месте разогреть и накрыть на стол.

25 Свои угощения.

Отдельный пункт который нужно уточнить, это можно ли привозить свои угощения, причем не обязательно, чтобы их выставлять на столы. Это могут быть отдельно стоящие конструкции, где вы можете производить угощения, либо это могут быть подарки или использовать их в качестве украшений. Этот пункт тоже стоит узнать, так как были случаи, когда запретили привозить на площадку одного из сторонних партнёров, который хотел напоить гостей вкуснейшим кофе. Это были кофемашины и профессиональные бариста. Но, тем не менее, площадка не разрешила и пришлось поить гостей не вкусным кофе имеющимся у этой площадки, а партнеру пришлось отказать.

26 Алкоголь.

Что с алкоголем? Это очень важный пункт, потому что большинство банкетных площадок не разрешают привозить свой алкоголь, а если разрешают, то берут свой пробковый сбор. Обязательно надо уточнить какой именно пробковый сбор и как он считается. Либо за бутылку или за услугу, или придётся внимательно изучать меню которое представит вам подрядчик. Если, все таки, повезло и вам разрешили привезти свой алкоголь, то уточните куда его ставить и есть ли холодильники для его хранения.

Потому что пить теплое шампанское это издевательство.

Опять же, в сравнении с лофтами, все намного проще. Как правило, владельцы лофтов не против, чтобы вы привозили свой алкоголь в любом количестве. В некоторых случаях могут запросить пробковый сбор, но обычно обходятся и без этого. Также вы можете договориться с владельцем лофта заранее и накануне подвести коробки с алкоголем, чтобы в ответственный день уже появится налегке.

27 Гардероб и туалеты.

Не забудьте узнать, есть ли гардероб. Особенно это будет актуально в прохладное время года. Сколько есть вешалок? Если ли гардеробщик? Обязательно стоит узнать про туалеты. Сколько их? Делятся ли они на мужские и женские? Как часто убираются? Это вообще следовало отнести в отдельный пункт. Так как туалеты, это визитная карточна любого заведения, в том числе и площадки для мероприятий.

Не будут исключением и лофты. Вы должны понимать, что если у вас мероприятие до 10 человек, то еще один общий туалет, худо-бедно, возможно справится со своей функцией, но если число гостей уже в два раза больше, то желательно чтобы на площадке были минимум три раздельных туалета. И немаловажный факт, это поддержание чистоты в уборных, непосредственно во время мероприятия, чтобы под конец не испортить все представление о вечере. Ведь если никто не возьмет на себя периодическую уборку этих, столь популярных мест, то только представьте, что там будет после неоднократного посещения нескольких десятков слегка подвыпивших людей.

28 Мебель.

Есть ли своя мебель, например для велком зоны или для каких-то розыгрышей? Потребуются ли какие-то дополнительные столы, стойки или прочее. Постарайтесь продумать заранее все, что может вам пригодится для осуществления своего творческого плана. На многих площадках, где-то на складских помещениях, вероятно могут быть спрятаны за ненадобностью полезные для вас предметы. Не стесняйтесь уточнять у представителей площадки нужную для вас информацию.

С очень большой вероятности они пойдут вам на встречу и достанут нужный вам инвентарь, при наличии.

29 Охрана.

Для масштабных мероприятий стоит уточнить будет ли охрана. Сколько охранников, кто и как охраняет, как они выглядят и насколько этого хватает для вашего мероприятия, потому что в противном случае придется заказывать дополнительные охранные услуги на стороне и тратить дополнительный бюджет. В случае, если вы собираетесь устроить праздник для одного небольшого круга знакомых людей, такой опцией можно пренебречь, так как все свои и, при аренде лофта, посторонние компании на одной территории исключены. Все помещение, на время мероприятия будет только в вашем распоряжении.

30 Клининг.

Обязательно уточните про клининговые услуги. Кто убирается, сколько уборщиц, как они выглядят? Чтобы потом не бегать и самим не убирать стаканы или какие-нибудь бумажки поднимать с пола. Для вечеринок и дней рождений среднего размаха 20-30 человек, небольшую территорию до 100 метров может легко покрыть одна дежурная уборщица, которую будет достаточно вызывать при необходимости. В лофтах, уборка помещения оговаривается сразу и обычно оценивается от 1000 до 2000 рублей. Но это если мы говорим про уборку площадки после мероприятия.

Если вам необходима поддержка чистоты во время, то сообщите об этом представителю площадки и они об этом позаботятся.

31 Подготовка, монтаж и демонтаж.

Что касается самого мероприятия, сколько часов дается на монтаж и демонтаж и включено ли это в стоимость аренды? Без сомнения, для масштабных мероприятий необходимо почти столько же времени, если не больше, только на одну подготовку. Кто-то не берет за это дополнительных денег, кто-то оценивает это время по хорошему дисконту, тут все индивидуально. В сравнении с лофтами для небольших мероприятий, обычной практикой является бесплатное время на подготовку. Обычно это от 30 минут до полутора часов. Вы можете прийти заранее и в спокойной обстановке подготовить вашу площадку для мероприятия.

32 Репетиция.

Еще один важный пункт это репетиция. Обязательно репетицию нужно проводить для масштабных мероприятий, причем желательно накануне. В идеале, нужно договориться о двух датах. Дата мероприятия и дата репетиции. Но, если такой возможности нет, то хотя бы в день мероприятия за несколько часов. Если в программе мероприятия задействовано множество людей и техники, то конечно же лучше всего провести генеральный прогон во избежания эксцессов. Таким образом у вас гораздо больше шансов обнаружить все слабые стороны заранее и успеть что-то поправить или оперативно внести корректировки. В случае с менее крупными мероприятиями можно обойтись бесплатным техническим часом на подготовку. Проверить микрофоны, свет и разместить необходимый реквизит.

33 Реклама брендов на площадке.

Казалось бы, какие бренды, особенно на корпоративах? Но такое иногда случается. Это могут быть партнеры, какие-то ваши сторонние логотипы дочерних компании и так далее. Иногда, площадки достаточно строго к этому относятся и не выпускают чужие бренды если их непосредственный заказчик другая компания. Или, например, вы хотите загнать на площадку какую-то машину стороннего партнера. Это вообще хардкор, который нужно согласовывать заранее. Поэтому нужно быть внимательным и если у вас есть партнеры, то по ним нужно отдельно провести переговоры и обсудить все нюансы.

34 Деньги.

Ну и теперь про деньги. Говоря про крупные площадки для мероприятий, в основном банкетные, уточняйте как будет оплачиваться аренда, по безналу или наличными. По возможности договаривайтесь, чтобы оплата была по безналу, так как некоторые пытаются добавить еще 10% к итоговой стоимости, если оплата будет по счету. Это явно не законно, но в таких случаях проще не связываться совсем. Если площадка выставляет сумму, уточните включен ли туда НДС или вдруг его выставят вам дополнительно, а это +20% к сумме с этого года.

В истории с лофтами все гораздо проще. При бронировании через сервис, вы заранее узнаете итоговую стоимость аренды и данная цена уже не может быть увеличена, конечно только если вы не захотите воспользоваться другими дополнительными услугами. При бронировании достаточно внести только 15% от общей стоимости, а оставшуюся часть вы можете внести непосредственно перед началом мероприятия, если с владельцем площадку у вас не было других договоренностей. Также, при желании, вы всегда сможете оплатить оставшуюся сумму через сервис, как физическое или юридическое лицо.

Преимуществом оплаты через систему бронирования, является полная гарантия сервиса и, в случае, если по какой-то причине ваше мероприятие отменится, то вам гарантировано вернут деньги в полном объеме.

35 Порядок оплаты.

И последнее это порядок оплаты. Когда вас уже все устроило нужно договорится какими частями вы будете производить свои платежи. В идеале их разделить на периоды, чтобы можно было оплачивать частями. Сначала при бронировании 15%, далее внести еще один транш и оставшуюся сумму в конце. В идеале, стоит хотя бы маленькую часть 10-15% оставить на последний день до мероприятия. Когда уже все смонтировано и все хорошо, до прихода гостей вы оплачиваете последний платеж.

Еще лучше, когда у вас остается процент на пост-оплату, тогда площадка точно будет максимально клиентоориентированной. Но, если говорить про цены, то имейте в виду, что низкая цена бывает опасна, потому что потом возникает оплата за каждый шаг или за каждые 10 минут просрочки мероприятия. Поэтому лучше перезаложить это в бюджет, спокойно провести мероприятие и не дергаться по мелочам.

В истории с лофтами при бронировании площадки через сервис, оставшиеся 85% стоимости можно будет внести в любое время до начала мероприятия. Это очень удобно и все гарантии сервиса сохраняются за вами.

Ну и точно последнее. Берите контакты всех кто вам может пригодится на площадке во время подготовки и непосредственно во время мероприятия. Это не только менеджер площадки. Это может быть начальник охраны, шеф-повар, главная уборщица, человек на проходной да и вообще, всех действующих лиц, которые могут понадобиться. Лучше быть с ними на связи и в случае любой непредвиденной или запланированной ситуации всегда знать к кому обращаться.

При бронировании площадок для мероприятий через сайт YouPrty.ru за вами закрепляется персональный менеджер, который будет на связи с вами, вплоть до начала мероприятия. И в случае любых вопросов, с радостью вам поможет и не останется в стороне.

Посмотреть интересные площадки для мероприятий можно кликнув по банеру ниже.

Надеемся, вам была полезна это статья. Ниже мы сформировали подробный чек-лист, который поможет вам сориентироваться при подборе и ничего не забыть.

Скачать или посмотреть чек-лист можно тут

Желаем вам хорошего мероприятия и веселого настроения.